Vloge udeležencev spletnih konferenc in njihove pravice

Sodelujoči v spletnih konferencah imajo različne vloge in z njimi povezane pravice. Vsakemu udeležencu spletnih konferenc je dodeljena ena od treh različnih vlog: Gostitelj oz. “Host”, Predavatelj oz. “Presenter” in Udeležence oz. “Participant”. Vsaka od vlog pa ima dostop do različnih menijev, možnosti in orodij.

Razumevanje tega, kaj lahko udeleženci v spletnih konferencah delajo z različnimi vlogami in dodeljevanje primerne vloge udeležencem je pomembno za nemoten potek spletnih konferenc in doseganje zastavljenih ciljev. Vsaka vloga je v spletnih konferencah predstavljena s svojo ikono. Vsi udeleženci so znotraj seznama uporabnikov (“Attendee List”) glede na svojo vlogo razdeljeni v različne sklope.

Gostitelj, Predavatelj in Udeleženec imajo dostop do različnih menijev znotraj spletnih konferenc, kot tudi na portalu VOX.

Gostitelje oz “Host”

Gostitelj je oseba ki vodi oziroma moderira konferenco, skrbi za optimalno delovanje konference, določi katera orodja so na voljo, ter konferenco posname. Gostitelji:

• določajo način avtentikacije (vnaprej določeni udeleženci, gostje, javno)
• dodeljujejo pravice znotraj konference
• urejajo ogrodje konference
• snemajo videokonference

Gostitelj lahko z nastavitvami konference bistveno vpliva na kvaliteto delovanja konference, zato je nujno da:

• V meniju “Meeting” > “Preferences…” pri “Room Bandwidth” nastavi pasovno širino videokonference, ki vpliva na kvaliteto slike kamere, ter na kvaliteto slike v orodju za skupno delo.
• Vsakega udeleženca naj gostitelj opozori, da je nujno potrebno pred prvo uporabo mikrofona zagnati audio setup wizard.
• Vsaka slika prejeta preko camera poda, je ločen stream, kar pomeni da porabja pasovno širino (vsak uporabnik si lahko sliko zamrzne in tako prihrani na pasovni širini, vsako sliko lahko zamrzne tudi gostitelj)
• V primeru težav lahko vsakega uporabnika prosi, da preveri kakšno pasovno širino uporablja za vox. (klik na zelen pravokotnik v kotu desno zgoraj pokaže latenco, ter zasedeno pasovno širino v smeri proti in od uporabnika)

Predavatelje oz. “Prezenter”

Predavatelji so osebe, ki v konferenci:

• prikazujejo svoje namizje, programe, dokumente
• uporabljajo kamero in mikrofon
• ustvarjajo ankete
• rišejo po tablah
• odgovarjajo na vprašanja

Za optimalno uporabniško izkušnjo je pomembno, da se predavatelj pripravi na sodelovanje v konferenci, pred predavanjem preveri delovanje svoje opreme (zvok, slika, ipd.). Bistvene stvari na katere mora biti pozoren vsak predavatelj so:

• Pred predavanjem zažene “Audio Setup Wizard” v meniju “Meeting”.
• Preveri varnostne nastavitve za flash (desni klik / settings) in izbere mikrofon, kamero in dovoli flashu dostop do kamere in mikrofona.
• Pred predavanjem preveri ali mu zvok deluje brez težav.  Gumb za vklop mikrofona se dinamično odziva na jakost govora (pojavijo se zeleni oklepaji), poleg njegovega imena se, ko ima vklopljen mikrofon nariše mikrofon.

Udeležence oz. “Participant”

Udeleženci so uporabniki konferenc z najmanj pravicami. To vlogo dobijo vsi uporabniki, ki se v konferenco prijavijo kot gostje. V to skupino uporabnikov navadno uvrstimo osebe, ki ne predavajo – učence. Privzeto lahko udeleženci:

• glasujejo v anketah
• tipkajo v pogovornem oknu (chat)
• postavljajo vprašanja

Nastavljanje vlog in pravic v spletnih konferencah

Spreminjanje vlog posameznim udeležencem znotraj spletnih konferenc je omogočeno le Gostitelju (“Host”). Vloge, ki jih določite na ta način so “začasne”. V primeru, da bo udeleženec, ki ste mu spremenili vlogo, spletno konferenco zapustil, mu boste morali po povratku želeno vlogo ponovno nastaviti. Če želite udeležencu v določeni spletni konferenci trajno spremeniti vlogo, lahko to naredite preko portala VOX

Opomba: Gostitelj (“Host”) lahko vlogo spremeni tudi sebi. Ta možnost je uporabna takrat, ko želite preveriti delovanje ali izgled spletne konference kot jo vidijo udeleženci z ostalimi vlogami. Tovrstna sprememba je začasna, še vedno namreč ohranite poln dostop do menija “Meeting”, kjer si lahko v “Change my role” ponovno nastavite želeno vlogo.

Obstajajo štiri možnosti, ki jih ima Gostitelj (“Host”) za spreminjanje vloge posameznega udeleženca in določanje pravic za uporabo različnih orodij.

Primi in spusti (“drag and drop”)

Če želite spremeniti vlogo posameznega udeleženca ga izberite/kliknite v seznamu udeležencev (“Attendee List”) in povlecite v želeni sklop udeležencev.

Če želite, lahko s pomočjo tipke CTRL izberete več udeležencev in jim na ta način vsem hkrati spremenite vlogo.

Pojavni meni

Če želite spremeniti vlogo posameznega udeleženca ga izberite/kliknite v seznamu udeležencev (“Attendee List”). Pojavi se vam nov meni, kjer lahko izbranemu udeležencu spremenite vlogo.

Spremeni vlogo (“Change role”) v možnostih seznama udeležencev

Če želite spremeniti vlogo posameznega udeleženca ga izberite/kliknite v seznamu udeležencev (“Attendee List”), nato odprite možnosti seznama udeležencev in izberite “Change role”, kjer lahko nastavite želeno vlogo.

Določanje pravic za uporabo posameznih orodij

Udeležencem (“Participant”) lahko določite predavateljske (“Presenter”) pravice tudi samo za izbrana orodja. To naredite tako, da izberete udeleženca (“Participant”) iz seznama udeležencev, odprete možnosti (“Pod Options”), izberete “Attendee Options” in “Enhanced Participant Rights”. Odpre se vam seznam orodij, za katere lahko izbranemu udeležencu določite pravice kot jih ima predavatelj (“Presenter”).

Avtomatično spreminjanje vloge s pomočjo “Auto promote”

Funkcija “Auto promote participants to presenters” spremeni vse sodelujoče z vlogo udeleženci (“Participants”) v predavatelje (“Presenter”). Prav tako bodo tudi vsi udeleženci (“Participant”), ki bodo na novo vstopili v konferenco, avtomatično povišani v vlogo predavatelja (“Presenter”).

Do funkcije pridemo preko menija “Meeting” > “Manage Access & Entry”, kjer nato izberemo “Auto promote participants to presenters”. Možnost izklopimo na enak način.

Nastavljanje vlog in pravic pred pričetkom spletne konference

V kolikor bi želeli določenim osebam v naprej določiti stalno vlogo v konferenci, ki ste jo ustvarili, lahko to naredite v zavihku Urejanje pravic.

Izberite želeno konferenco.